Любите документы и распределяйте полномочия: 5 советов начинающей НКО от специалистов из Красноярского края

В городе Железногорске Красноярского края Ассоциация развития гражданского общества разрабатывает технологию комплексного сервисного сопровождения начинающих некоммерческих организаций. В начале года командой проекта “НКО-навигатор” были отобраны 5 некоммерческих организаций, зарегистрированных менее 3 лет назад, и 5 инициативных групп, которые только планировали пройти процесс регистрации своей организации.

В течение года участников сопровождают пять специалистов: проектный менеджер, юрист, бухгалтер, PR-специалист, дизайнер. Организация вместе с юристом и бухгалтером настраивает документооборот, учится сдавать отчетность. Проектный менеджер помогает выстроить стратегию развития, подготовить проекты для участия в конкурсах и в случае победы – реализовать проект. А PR-специалист в сотрудничестве с дизайнером «упаковывает» организацию и работает над продвижением в социальных сетях и повышением узнаваемости.

Фото: Красноярская региональная общественная организация “Ассоциация развития гражданского общества”

– Не только специалисты помогают начинающим НКО – сами участники становятся ресурсом друг для друга: помогают организовывать мероприятия, делятся контактами надежных подрядчиков, направляют друг к другу благополучателей в зависимости от их запроса, делятся информацией о мероприятиях в своих социальных сетях, повышая охваты публикаций, предоставляют коллегам свои материальные ресурсы, волонтеров и оборудование, – отмечает Яна Горбунова, руководитель проекта «НКО-навигатор».

По итогам реализации проекта будет подготовлен проект стандарта оказания услуги «Комплексное сервисное сопровождение некоммерческой организации», который будет доступен для использования ресурсными центрами.

Для начинающих организаций, которые не попали на сопровождение в проект, команда представляет 5 полезных советов. 

Любить документы

– Да, мы погружены в важную социальную деятельность. Но НКО в первую очередь является юридическим лицом и к ней предъявляются такие же требования к отчетности и ведению документооборота, как к коммерческой организации, а в некоторых случаях – даже более строгие и объемные требования.

Что сделать: завести папку для уставных документов и четко соблюдать график заседания органов управления, указанный в уставе организации, не забыв составить во время каждого заседания протокол. Составить график подачи отчетов в налоговую инспекцию, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, органы статистики, Минюст.

Работать по стратегии

– Не зря в уставе каждой некоммерческой организации прописана цель ее деятельности. Начинающие общественники, как люди вдохновляющиеся и отзывчивые, часто соглашаются на партнерские проекты, на участие в конкурсах и помощь другим людям, организациям. Даже в том случае, если проекты не связаны напрямую с их уставной деятельностью. В итоге вроде бы и дело хорошее сделано, а цель организации по-прежнему остается не достигнутой.

Что сделать: найти в сети образцы стратегий некоммерческих организаций (желательно несколько, чтобы увидеть разные подходы к ее составлению), выделить несколько дней на проработку командой организации стратегии развития на ближайшие 3 года. Перечитывать свою стратегию хотя бы 1 раз в месяц, при решении о разработке проекта сверяться с ней.

Без стеснения говорить об организации

– Есть такая присказка «не рассказал – значит, не было». Можно провести великолепное мероприятие для своих благополучателей, но если о нем не узнают другие люди, то для общества в целом этого мероприятия не было. Регулярные публикации о деятельности организации повышают доверие к ней и формируют образ активной, работающей НКО.

Что сделать: за несколько дней до мероприятия опубликовать анонс о нем, предложить эту новость в городские группы в социальных сетях; в день мероприятия публиковать в своих социальных сетях фотографии «с полей», проводить прямые эфиры; на следующий день после мероприятия – сделать итоговую публикацию с общей информацией о мероприятии. А еще – использовать профильные ресурсы Агентства социальной информации и портала «Открытые НКО», чтобы рассказывать о своей деятельности на уровне страны.

Договориться о едином стиле

– Встречают до сих пор по одёжке. Организация, у которой есть логотип, определены фирменные цвета, разработан с их учетом бланк, презентация, сайт, визитка, – выгодно отличается от организации, где этого нет. Более того – благодаря цвету, форме, образам вы формируете у потенциальной аудитории подсознательное отношение к вашей организации.

Что сделать: если нет возможности привлечь дизайнера для разработки фирменного стиля, договориться с командой о фирменных цветах организации, выбрать 1-2 шрифта, которые вы будете использовать во всех своих документах, афишах, презентациях.

Распределять полномочия

– Самая большая проблема в начинающих НКО – отсутствие штата. В организации есть несколько человек (а чаще – только один лидер) и каждый должен совмещать несколько ролей. Приходится и документы вести, и посты в сетях писать, и мероприятия проводить. Поработав так полгода-год, люди эмоционально выгорают и либо останавливают деятельность, сдавая «пустые» отчеты и сохраняя организацию только «на бумаге», либо вовсе её закрывают. 

Что сделать: выписать максимально подробно функционал, который необходимо делать в организации. Расписать, на каких позициях есть ответственный человек. Определить, какие позиции «провисают» (их наверняка приходится выполнять руководителю организации) и принять решение о перераспределении обязанностей или о поиске сотрудника/волонтера, который может выполнять данный функционал.

Еще один важный шаг – отметить, какие процессы в организации можно автоматизировать, и найти в сети варианты программ или приложений для автоматизации. Даже если они будут не бесплатные, внедрение и экономия времени и сил сотрудников очень быстро окупят вложения.

Специалистами проекта «НКО-навигатор» подготовлены памятки, чек-листы и инструкции по наиболее часто задаваемым вопросам некоммерческих организаций. Их можно найти на официальном сайте организации. 

Проект «НКО-навигатор» реализуется с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.

НАША СПРАВКА

Результаты проекта «НКО-навигатор» в цифрах: участниками разработано и подано на конкурсы 32 проекта; 12 проектов получили грантовую поддержку; для НКО составлены комплекты типовых договоров и юридические чек-листы обязательных действий руководителя организации до конца срока его полномочий; своевременно подготовлены и сданы бухгалтерские отчеты.

Участники составили контент-планы до конца года и наполняют свои группы, уже сделано 390 публикаций, а также 32 публикации на сторонних ресурсах; для участников разработан уникальный фирменный стиль и брендбук.